เตรียมตัวมาดี : การสร้างความประทับใจแรกพบไม่ต่างจากการเปิดประตูใจ ทลายกำแพงและก้าวแรกที่พาให้ทุกอย่างที่ตามมาจากนั้นราบรื่น ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งต่อการเจรจาธุรกิจทุกประเภท โดยเคล็ดลับข้อแรกที่ช่วยให้การพบกันทุกครั้งสะดวกโยธินคือการเตรียมตัว ทำการบ้านมาก่อนว่าคนที่คุณกำลังจะไปเจอ ชอบ-ไม่ชอบอะไร บริษัทของคู่สนทนาหรือคู่ค้าดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับอะไร ค่านิยมที่พวกเขายึดถือ และแน่นอนการแต่งตายของคุณต้องสุภาพ เรียบร้อยหรืออย่างน้อยก็ดูดีเพื่อให้เกียรติอีกฝ่าย จำไว้ว่าเมื่อมีเวลาเตรียมตัวควรใช้ให้เกิดประโยชน์ เพราะแวบแรกที่พบกันจะประทับในความทรงจำไปอีกนาน ดังนั้นอย่าไปปล่อยให้ตัวเองเป็นนักดนตรีที่ประมาท คิดว่าเก่งแล้ว ชะล่าใจไม่เตรียมตัวและขาดการฝึกซ้อม จนแพ้การด้นสด (Improvisation) กับนักดนตรีอีกคนที่อาจไม่มีพรสรรค์แต่ซ้อมมาดีกว่า

ไม่ให้มีคลื่นแทรก : ยุคนี้จะมีอะไรทำให้การสนทนาขาดตอนได้มากเท่าเสียงเรียกเข้าของ Smartphone หรือการแจ้งเตือนของความเคลื่อนไหวต่างๆ ของ Mobile Device ดังนั้นถ้าอยากสร้าง First Impression ให้ได้ ควรปิดทางไม่ให้คลื่นเหล่านี้เข้ามารบกวน ขณะเดียวกันบริบทแวดล้อมต่างๆในการพบกันอย่าง สถานที่ ตำแหน่งที่นั่ง หรืออาหารและเครื่องดื่ม ในกรณีที่ภัตตาคารหรือจุดนัดพบก็ควรให้ความสำคัญ เพราะแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจรายละเอียดที่จะทำให้การพบกันราบรื่น และทำให้ทั้งสองฝ่ายมีสมาธิอยู่กับการพูดคุยได้อย่างเต็มที่

ใส่ใจท่าทีของตัวเองและคู่สนทนา : เริ่มจากการเตรียมตัว ตามด้วยตัดสิ่งรบกวนรอบข้าง โดยเคล็ดลับข้อต่อมาที่จะสร้างความประทับใจแรกพบคือ การใส่ใจทุกองค์ประกอบการสื่อสารของทั้งตัวคุณและคู่สนทนา ตั้งแต่คำพูด ภาษากาย และอะไรก็ตามที่มีนัยสื่อความหมาย เช่น การทักทายอย่างสุภาพ แต่เมื่อพูดต้องชัดถ้อยชัดคำ และการเพิ่มองค์ประกอบบางอย่างที่ทำให้การพบกันน่าจดจำ เช่น มุกตลกคลายเครียด การถามไถ่สารทุกข์สุกดิบก่อนเมื่อเริ่มพูดคุย และไม่รุกไล่อีกฝ่ายให้จนมุมหากคุณอยากได้คำตอบหรือเป็นการตัดสินใจครั้งสำคัญ ดังนั้นควรจำให้ขึ้นใจว่าหากอยากให้อีกฝ่ายทำดีด้วย คุณก็ต้องยื่นไมตรีจิตให้ก่อนเป็นอันดับแรก

รู้ถึงความสำคัญของชื่อ : ทุกอย่างมีชื่อเรียก แต่กับคนชื่อยิ่งทวีความสำคัญขึ้นอีกหลายเท่า ดังนั้นไม่ว่าชื่อคู่สนทนาจะออกเสียงลำบาก อ่านยากอย่างไร คุณต้องเรียกให้ถูก และจำให้ได้ โดยถ้าเข้าตาจน อ่านไม่ออกจริงๆ ทั้งด้วยเป็นคำในภาษาที่ไม่คุ้นเคยหรือเรียงตัวอักษรแปลกๆ เพื่อหวังความเป็นมงคล ก็ไม่ต้องอายที่จะถาม เพราะนอกจากช่วยให้เรียกได้อย่างถูกต้องแล้ว ยังอาจต่อยอดสู่บทสนทนาใหม่ที่สามารถทลายละลายกำแพงใจของทั้ง 2 ฝ่าย อย่าง ที่มาของชื่อ และภูมิลำเนา ซึ่งทั้งหมดบ่งบอกให้คู่สนทนารู้ว่าคุณใส่ใจ และสิ่งที่คุณจะได้กลับมาคือความเป็นคนพิเศษนั่นเอง

ถือว่าการฟังคือเรื่องต้องใส่ใจ : ตามที่ได้กล่าวไปแล้วว่า ปัจจัยหนึ่งจะทำให้คุณได้ความประทับใจแรกพบจากคู่เจรจาคือ ความผ่อนคลาย เป็นกันเอง และไม่รุกไล่คนที่คุยอยู่ให้จนมุม นั่นหมายความว่าคุณต้องเป็นผู้ฟังที่ดี จับสาระสำคัญที่อีกฝ่ายพูดให้ได้ ตอบกลับไปในเวลาที่เหมาะสมและด้วยคำถามที่ฉลาด โดยข้อมูลที่ได้จากการฟังเหล่านี้หากใช้ให้ดีก็สามารถผลักดันให้การสนทนาลื่นไหล ได้บทสรุปที่ทุกฝ่ายพอใจและอาจเป็นต้นธารสู่การสานสัมพันธ์ระยะยาวต่อไป / fastcompany