แปลงตัวเลขเป็นภาพ : เมื่อชีวิตการทำงานดำเนินมาถึงจุดหนึ่ง เราทุกคนล้วนต้องได้นำเสนอผลงาน ทั้งเพื่ออธิบายให้ทีมงานเข้าใจตรงกันก่อนลงมือทำ แจกแจงรายละเอียดหรือความคืบหน้าให้หัวหน้าได้รู้ และที่ขาดไม่ได้คือนำไปเสนอให้กับลูกค้า แต่บางครั้งกลุ่มเป้าหมายกลับไม่สนใจ Presentation ที่อุตส่าห์ทำมา โดยวิธีแรกที่ช่วยให้ปัญหานี้หมดไปคือ การแปลงตัวเลขหรือข้อมูลมากมายให้เป็นภาพ เพราะเมื่อเห็นภาพแล้ว ไม่ว่าใครก็จะเข้าถึงและสามารถจดจำได้ดีกว่า นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไม Infograpghic จึงยังไม่เสื่อมความนิยมบน Social Media ,แผนภูมิ Chart และ Graph จึงเรียกความสนใจได้เสมอ เช่นเดียวกับที่ภาพก้อนเมฆ สายฟ้า ฝนและดวงอาทิตย์จึงถูกนำมาใช้เป็นประจำในการเสนอข่าวพยากรณ์อากาศทางโทรทัศน์ แทนการให้บรรดา ‘หนุ่ม-สาวพยากรณ์อากาศ’ พูดถึงแต่อุณหภูมิและปริมาณน้ำฝนเพียงอย่างเดียว

ชี้ให้เห็นประโยชน์ของข้อมูล : ทุกครั้งเมื่อไป Present งานให้คิดเสมอว่าเป็นการขายของ ซึ่งวิธีที่ทำให้ขายของไม่ว่าจะเป็น ผลิตภัณฑ์ แนวคิดหรือสินค้าได้ง่ายที่สุดคือ บอกให้รู้ถึงประโยชน์ และบอกให้ผู้ฟังหรือกลุ่มเป้าหมายรู้ว่าเรื่องที่คุณกำลังพูดอยู่จะทำให้ชีวิตพวกเขาดีขึ้นได้อย่างไร นั่นหมายความว่าคุณต้องเน้นที่คุณประประโยชน์มากกว่าคุณสมบัติ เช่นหากต้องนำเสนอผลประกอบการไตรมาสล่าสุดให้เหล่าผู้ถือหุ้นได้ทราบ นอกจากกล่าวถึงตัวเลขและความสำคัญของ Presentation ชิ้นนี้แล้ว ให้เสริมไปด้วยว่าบริษัทจะทำให้ผลประกอบการเพิ่มขึ้นได้อย่างไร และหากเพิ่มขึ้นแล้วจะส่งผลดีต่อบริษัทอย่างไร ซึ่งแน่นอนว่าที่สุดแล้วส่วนแบ่งที่ผู้ถือหุ้นทุกคนจะได้ย่อมมากขึ้นด้วย

เพิ่มบริบทจนต้องหยุดมอง : อีกสาเหตุที่ให้ Presentation ครั้งล่าสุดของคุณดูน่าเบื่อ คือเนื้อหาไม่เปลี่ยนแปลงจากครั้งก่อนมากนัก เช่นปีนี้ส่วนแบ่งตลาดของแบรนด์แทบไม่ขยับขึ้นจากเมื่อปีก่อนเลย ทางออกของเรื่องนี้คือการเพิ่มบริบท อย่างปัจจัยที่ตรึงให้ Market Share เท่าเดิม และวิธีที่จะฉุดให้พ้นจากอาการนิ่งสนิทนี้ อย่าง Campaign ใหม่ เปิดตัวสินค้าตัวใหม่ หรือ Rebrand เข้าไป โดยเมื่อมี เหตุ ผล ปัจจัย หรือทางแก้ปัญหาต่างๆ เข้ามา ผู้รับสารคงไม่อาจมองข้ามข้อมูลของคุณได้อีกต่อไปหรืออย่างน้อยก็ทำให้น่าสนใจขึ้นกว่าเดิม

ทำให้สะดุดด้วยเรื่องน่าสนใจ : ถ้าเปรียบเป็นอาหาร Presentation ที่น่าเบื่อก็เหมือนอาหารเย็นชืด หรือเมนูที่ร้านไหนก็มี เช่นก๋วยเตี๋ยวที่ไม่ว่าร้านไหนก็ขาย เส้นกับน้ำซุปใส่ชามมาเหมือนกัน แต่เหตุที่ทำให้ลูกค้าเลือกร้าน A มากกว่าร้าน B เพราะส่วนผสม เครื่องปรุงและรสชาติ รวมถึงบริการ ดังนั้น ‘ส่วนผสมพิเศษ’ จึงสามารถเปลี่ยนเรื่องที่ดูน่าเบื่อให้น่าสนใจได้ โดยส่วนผสมพิเศษที่ว่าในบริบทของการนำเสนองานคือ ข้อมูลเชิงลึก เรื่องวงใน หรือการคุยกันนอกรอบนั่นเอง เช่น เมื่อต้องนำเสนอรายงานสถานะการเงินของบริษัทปีนี้ที่ไม่ต่างจากปีก่อน การเพิ่มสถานการณ์เศรษฐกิจเชิงลึก หรือความเปลี่ยนแปลงด้านนโยบายที่กำลังจะเกิดขึ้นจากปากเจ้าหน้าที่ธนาคารกลางบางคนที่คุณรู้จักเข้าไป Presentation ครั้งนี้ก็จะดูน่าสนใจขึ้นมาทันที ซึ่งเมื่อทำให้ผู้รับสารหยุดฟังได้แล้ว ประเด็นต่อๆ มาก็จะได้รับความสนใจเช่นกัน / fastcompany